T-NEX
Menü
Umgesetztes Kundenprojekt

Anfragen und Prüfaufträge ohne verstreute Unterlagen steuern.

Für einen elektrotechnischen Prüfdienstleister hat T-NEX Anfragen, Angebote, Aufträge und Prüfunterlagen in einer zentralen Anwendung verbunden. Das Team arbeitet mit einer gemeinsamen Projektakte und sieht offene Aufgaben und Freigaben. Die Referenz wird ohne Nennung des Kunden gezeigt.

Backoffice-Ablauf besprechenAnwendung ansehen
Projektablauf · schematisch
  1. 01Alle Unterlagen und Aufgaben an einem Ort
  2. 02Anfragen auswerten und Angebote vorbereiten
  3. 03Aus dem Angebot wird ein bearbeitbarer Auftrag

Auf Ihre Abläufe abgestimmt

Backoffice für Prüfdienstleister

Eine Projektakte vom Angebot bis zur Klärung.

Angebote prüfen, Aufträge anlegen und Rückfragen zu Prüfprotokollen klären: Die Projektakte verbindet die Arbeitsschritte des Teams.

Angebot vorbereiten

Angebot vorbereiten

Positionen des Leistungsverzeichnisses stehen neben ihrer Vergleichsbasis. Ein Vorschlag wird erst nach fachlicher Prüfung in den Entwurf übernommen.

Die Herleitung bleibt bei der Angebotsposition.

Leistungsverzeichnis · Angebotsentwurf

PositionMengeHerleitungStatus
Position A12 StückPreisblatt · VergleichspositionZur Prüfung
Position B8 StückGeringe VergleichsbasisNicht übernommen

Auftragsanlage abstimmen

Die Checkliste zeigt vorbereitete Angaben, offene Prüfungen und nötige Freigaben. Das Team weiß, was vor dem nächsten Schritt erledigt werden muss.

Prüfung und Freigabe haben feste Verantwortliche.

Checkliste Auftragsbestätigung

  1. 1
    Eingang zuordnen

    Angaben automatisch vorbereiten

    Vorbereitet
  2. 2
    Stammdaten prüfen

    Manuelle Prüfung im Zielsystem

    Offen
  3. 3
    Vier-Augen-Prüfung

    Freigabe durch die zuständige Rolle

    Wartet

Abweichung klären

Soll, Ist und gemeldete Angaben werden gegenübergestellt. Eine Abweichung führt zur zugehörigen Fundstelle und bleibt als Rückfrage beim Vorgang.

Die Abrechnung bleibt bis zur Klärung offen.

Protokollvergleich · Gruppe A

Fundstelle
Protokoll · Zeile 8
Nächster Schritt
Rückfrage
SollIstGemeldet
121211

Offene Abweichungen werden vor der Abrechnung geklärt.

Im Arbeitsalltag

Alle Unterlagen und Aufgaben an einem Ort

Die Anwendung begleitet sieben Phasen: Anfrage, Auswertung des Leistungsverzeichnisses, Angebot, Auftrag, Projektstart, Protokollprüfung und Abschluss. Das Leistungsverzeichnis beschreibt, welche Prüfleistungen der Kunde anfragt.

Jede Phase hat ihre eigenen Aufgaben, Dokumente und Freigaben. Offene Rückfragen bleiben mit dem Auftrag verbunden. So muss das Team den Bearbeitungsstand nicht aus E-Mails und einzelnen Dateien zusammensuchen.

Aus dem Projekt

Anfragen auswerten und Angebote vorbereiten

Die Anwendung führt Angaben aus Ausschreibung und Leistungsverzeichnis mit dem Firmenprofil zusammen. Das Team kann beurteilen, ob die Anfrage zum Betrieb passt und welcher Aufwand zu erwarten ist.

Bei der Kalkulation helfen Vorschläge aus den vorhandenen Preisunterlagen. Die zuständige Person prüft die einzelnen Positionen und übernimmt sie in das Angebot. Die zugrunde liegenden Unterlagen bleiben erreichbar.

Aus dem Projekt

Aus dem Angebot wird ein bearbeitbarer Auftrag

Nach der Beauftragung führt eine Checkliste durch die Auftragsanlage. Sie zeigt, welche Daten übernommen werden, welche Angaben noch fehlen und wer den nächsten Schritt freigibt.

Die Anwendung ergänzt die vorhandenen Systeme. Manuelle Arbeitsschritte und vorbereitete Daten stehen im selben Ablauf, damit bei der Übergabe nichts verloren geht.

Aus dem Projekt

Änderungen früh erkennen und klären

Beim Projektstart werden die besprochenen Leistungen mit dem Auftrag abgeglichen. Unterschiede aus dem Kick-off-Protokoll lassen sich direkt dem Vorgang zuordnen.

Die zuständige Person entscheidet, ob eine Rückfrage nötig ist oder eine zusätzliche Leistung vereinbart werden muss. Auftrag und Protokoll können dabei nebeneinander geprüft werden.

Aus dem Projekt

Prüfprotokolle vollständig abschließen

Die Verwaltung prüft, ob die erforderlichen Angaben und Unterlagen vorliegen. Die technischen Fachleute bearbeiten auffällige Messwerte und inhaltliche Rückfragen.

Offene Punkte bleiben in einer gemeinsamen Aufgabenliste, bis sie geklärt sind. Die fachliche Beurteilung und Freigabe der Prüfung liegt bei den zuständigen Fachleuten.

Aus dem Projekt

Fotos und gemeldete Leistungen vergleichen

Fotos ergänzen die Unterlagen zum Auftrag. Sichtbare Komponenten und gemeldete Positionen können im Vorgang abgeglichen werden. Auffällige Unterschiede werden zur Prüfung vorgelegt.

Aus dem Projekt

Direkt zur passenden Dokumentstelle

Die Originaldokumente bleiben im vorhandenen Dokumentenmanagement. Die Projektakte führt zu den Unterlagen und zu den Angaben, die für die Bearbeitung benötigt werden.

Hinweise und Rückfragen stehen damit im Zusammenhang mit ihrer Quelle. Das erleichtert die Prüfung, wenn mehrere Personen an einem Auftrag arbeiten.

Aus dem Projekt

Ein ähnlicher Ablauf für Ihren Betrieb

Auch andere Dienstleister müssen Dokumente, Rückfragen und Freigaben zusammenhalten. Wir übertragen die Erfahrungen aus diesem Projekt auf Ihre Arbeitsabläufe und klären gemeinsam, welche Datenquellen und bestehenden Programme angebunden werden sollen.

FAQ

Fragen zur Anwendung

Welche Anwendung hat T-NEX umgesetzt?

Eine zentrale Backoffice-Anwendung für einen elektrotechnischen Prüfdienstleister. Sie verbindet Anfragen, Angebote, Aufträge, Dokumente und Protokollprüfungen in einer gemeinsamen Projektakte.

Welche Aufgaben unterstützt die KI?

Sie unterstützt bei der Auswertung von Unterlagen, der Vorbereitung von Angaben und dem Erkennen möglicher Abweichungen. Das Team prüft Vorschläge und entscheidet über Angebote, Änderungen und Freigaben.

Müssen vorhandene Programme ersetzt werden?

Die Anwendung ergänzt die vorhandenen Systeme. Für ein vergleichbares Projekt stimmen wir die Anbindungen mit Ihren Datenquellen, Schnittstellen und Berechtigungen ab.

Lässt sich der Ablauf auf andere Betriebe übertragen?

Ja. Die Verbindung von Dokumenten, Aufgaben und Freigaben ist auch für andere Dienstleister relevant. Die Fachregeln und Arbeitsschritte werden an den jeweiligen Betrieb angepasst.

Weitere Möglichkeiten

Das könnte Sie ebenfalls interessieren.

Welche Aufgabe möchten Sie als Nächstes lösen?

Bringen Sie eine konkrete Aufgabe mit. Wir klären gemeinsam, was die Anwendung leisten soll.

Backoffice-Ablauf besprechen