T-NEX
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Dokumenten-KI

Dokumente auslesen und manuelle Übertragung reduzieren.

T-NEX erkennt die benötigten Angaben aus Ihren Dokumenten und überführt sie in die weitere Bearbeitung. Unklare Stellen werden zur Prüfung vorgelegt. So verbindet Dokumenten-KI den Eingang mit Ihren Fachanwendungen und den nächsten Arbeitsschritten.

Dokumentenablauf besprechenAnwendung ansehen
Information mit ihrem Kontext verbinden
01Quellen & DokumenteFreigegebene Inhalte
02Erschließen & einordnenZusammenhänge nachvollziehen
03Wissen nutzenMit Bezug zur Quelle
T-NEX Document AI

Vom Dokument zu verwendbaren Angaben.

Belege erfassen, Felder prüfen und Daten kontrolliert weitergeben: So gelangen Dokumente in den nächsten Arbeitsschritt.

Beleg einordnen

Beleg einordnen

Der Eingang wird einem Dokumenttyp und einem Arbeitsfall zugeordnet. Die auszulesenden Angaben werden für diesen Typ festgelegt.

Der Verarbeitungsauftrag ist klar eingegrenzt.

Auftragsbestätigung

Dokument
Auftragsbestaetigung.pdf
Vorgang
AB-104
PositionBeschreibungMenge
01Artikel A12 Stück
02Artikel BAngabe unklar

Felder kontrollieren

Die vorbereiteten Werte stehen der Prüfung gegenüber. Unklare Angaben bleiben offen, bis sie am Dokument geklärt sind.

Unklarheiten werden sichtbar, bevor Daten weiterlaufen.

Extraktion prüfen

FeldVorschlagPrüfung
ReferenzAB-104Am Beleg bestätigt
Position 01 · Menge12Am Beleg bestätigt
Position 02 · MengeNicht übernommenRückfrage erforderlich

Geprüfte Daten übergeben

Erst nach der vereinbarten Prüfung geht der Datensatz in die nächste Bearbeitung. Zielstruktur und Schnittstelle gehören zur konkreten Einrichtung.

Die Weitergabe hat einen klaren Freigabepunkt.

Kontrollierte Weitergabe

  1. 1
    Beleg zugeordnet

    Dokumenttyp und Vorgang stehen fest

    Erledigt
  2. 2
    Unklare Menge klären

    Rückfrage zu Position 02

    Offen
  3. 3
    Datensatz bereitstellen

    Für die vereinbarte Zielstruktur

    Wartet auf Prüfung
Im Arbeitsalltag

So setzen Sie die Lösung ein.

Der Einstieg ist ein abgegrenzter Dokumenttyp mit festgelegten Zielfeldern und einer vereinbarten Prüfung. Eine allgemeine Erkennung beliebiger Unterlagen wird nicht vorausgesetzt.

Überblick

Dokumenten-KI macht benötigte Angaben weiterverarbeitbar

Dokumenten-KI verbindet Texterkennung, die Zuordnung eines Dokumenttyps und die Extraktion benötigter Angaben. T-NEX entwickelt die Verarbeitung für einen konkreten betrieblichen Ablauf. Ein sinnvoller Einstieg ist beispielsweise eine wiederkehrende Auftragsbestätigung mit festgelegten Referenzen, Positionen und Terminen.

Das Ziel ist ein prüfbarer Datensatz für die nächste Bearbeitung. Dafür wird festgelegt, welche Werte wirklich benötigt werden, wo sie im Original belegt sind und welche Entscheidungen anschließend folgen. Die bloße Erkennung eines Texts ist noch keine fachliche Freigabe.

Überblick

Dokumenttypen, Zielfelder und Ausnahmen festlegen

Der Projektstart erfasst unterschiedliche Vorlagen, Sprachen und Dateiqualitäten des vorgesehenen Eingangs. Bei einer Bestellung können das Referenz, Datum, Positionen und Mengen sein; bei einem Protokoll die zugehörige Anlage und die geforderten Nachweise. Jeder Dokumenttyp erhält ein vereinbartes Zielschema.

Auch schwierige Fälle werden aufgenommen: schlecht lesbare Stellen, mehrere mögliche Termine, fehlende Werte oder widersprüchliche Angaben. Diese Beispiele bestimmen mit, wo eine automatische Weitergabe möglich ist und wo ein Mensch nachprüfen muss.

Überblick

Erkannte Angaben am Original prüfen

Eine Prüfoberfläche soll den erkannten Wert mit dem zugehörigen Dokument zusammenbringen. Fehlende und unklare Angaben werden sichtbar, statt stillschweigend ergänzt zu werden. Das Fachteam kann einen Vorschlag bestätigen oder korrigieren, bevor er in den nächsten Schritt gelangt.

Plausibilität und fachlicher Abgleich sind eigene Anforderungen. Ein Betrag kann formal gültig sein und trotzdem nicht zur Bestellung gehören. Welche Referenzen, Summen oder Positionen abgeglichen werden, wird deshalb mit dem Fachbereich festgelegt.

Überblick

Freigegebene Daten an den nächsten Arbeitsschritt übergeben

Nach der Prüfung werden Daten in der benötigten Struktur ausgegeben. Dafür kann eine Dateiübergabe oder eine API-Anbindung eingerichtet werden. Feldzuordnung, Pflichtangaben und Fehlerrückmeldungen werden am vorgesehenen Zielsystem abgestimmt.

Eine direkte Buchung, Auftragsanlage oder Freigabe wird nur umgesetzt, wenn sie ausdrücklich zum Ablauf gehört. Ein sauber erkannter Beleg ersetzt weder die Berechtigungsprüfung noch die fachlichen Regeln des Zielsystems. Die Übergabe wird deshalb gemeinsam mit Fehler- und Wiederholungsfällen geprüft.

Vom Eingang zur Übergabe
SchrittPrüfbares Ergebnis
ZuordnenDokumenttyp und zugehöriger Vorgang
ExtrahierenBenötigte Werte mit Bezug zum Original
PrüfenBestätigte Werte oder geklärte Ausnahme
ÜbergebenDatensatz im vereinbarten Ziel, mit sichtbarer Rückmeldung
Überblick

Qualität und Aufwand am tatsächlichen Eingang messen

Die Bewertung erfolgt für die benötigten Felder und Dokumenttypen. Gemessen werden beispielsweise korrekt übernommene Werte, fehlende Angaben und der manuelle Korrekturaufwand. Ein leicht lesbares Einzeldokument genügt nicht als Nachweis für den späteren Eingang.

Der Nutzenvergleich bezieht auch Vorbereitung, Kontrolle und Ausnahmebearbeitung ein. Bei seltenen oder sehr unterschiedlichen Einzelfällen kann manuelle Bearbeitung sinnvoll bleiben. Der Pilot schafft die Grundlage für die Entscheidung, welche Dokumentstrecke weiter ausgebaut wird.

FAQ

Fragen zur Anwendung

Was ist der Unterschied zwischen OCR und Dokumenten-KI?

OCR erkennt Text aus Bildern oder gescannten Seiten. Dokumentenverarbeitung ergänzt die Zuordnung von Dokumenttyp und Feldern sowie deren Prüfung und Übergabe. Der für Ihr Vorhaben nötige Umfang wird anhand des Arbeitsablaufs festgelegt.

Welche Unterlagen eignen sich für den Einstieg?

Ein wiederkehrender Dokumenttyp mit klaren Zielfeldern und nachvollziehbarem Soll-Ergebnis. Unterschiedliche Vorlagen und typische Fehlerfälle sollten in den Beispielbestand aufgenommen werden.

Ist eine feste Erkennungsquote zugesagt?

Nein. Die Qualität wird am vereinbarten Bestand und an den benötigten Feldern gemessen. Auch der Korrekturaufwand und fehlerhafte Zuordnungen gehören zum Ergebnis, nicht nur die Zahl erkannter Zeichen.

Kann die Lösung unser ERP oder DMS anbinden?

Die verfügbaren Schnittstellen, Zugriffsrechte und Datenrichtungen werden geprüft. Eine konkrete Anbindung ist erst nach dieser Prüfung Bestandteil des vereinbarten Umfangs.

Weitere Möglichkeiten

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Welche Aufgabe möchten Sie als Nächstes lösen?

Bringen Sie eine konkrete Aufgabe mit. Wir klären gemeinsam, was die Anwendung leisten soll.

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