Excel im GRC ablösen
Eine GRC-Migration beginnt bei Feldern, Verantwortlichkeiten und Datenqualität. Dieser Ablauf führt von der vorhandenen Arbeitsmappe über den Probelauf bis zur fachlichen Abnahme.
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Business Case für GRC-Software: Kosten und Nutzen berechnen
Ein belastbarer Business Case vergleicht den heutigen Betrieb mit konkreten Alternativen. Er zeigt Einführungsaufwand, laufende Kosten und belegbare Entlastung über denselben Zeitraum.
Im Arbeitsalltag
Die Entscheidung und die Alternativen beschreiben
Die Vorlage beginnt mit einem konkreten Problem: etwa nicht abstimmbare Register, langwierige Berichtszulieferung oder überfällige Maßnahmen. Dazu kommen betroffene Prozesse und das gewünschte Ergebnis. Verglichen werden ein kontrollierter Weiterbetrieb, die Erweiterung vorhandener Anwendungen und eine neue Lösung. Alle Optionen erhalten denselben fachlichen Umfang und Betrachtungszeitraum. Der folgende Rechenweg ist ein eigenes Arbeitsmodell, keine Vorgabe der Aufsicht.
Überblick
Den heutigen Aufwand messbar machen
Erheben Sie für repräsentative Vorgänge die Anzahl pro Jahr und die Bearbeitungszeit einschließlich Abstimmung, Suche und Nacharbeit. Wiederkehrende Registerpflege und die Begleitung einer einzelnen Prüfung werden getrennt erfasst. Dokumentieren Sie Messzeitraum, Stichprobe und Unsicherheiten. Arbeitsstunden und externe Rechnungen dürfen nicht doppelt als Kosten derselben Leistung angesetzt werden.
Überblick
Alle Kosten über den Vergleichszeitraum aufnehmen
Der Lizenzpreis ist nur ein Teil des Vorhabens. Interne Einführungskapazität bleibt sichtbar, auch wenn dafür kein neuer Zahlungsabfluss entsteht.
| Kostenblock | Einmalig oder wiederkehrend | Benötigter Beleg |
|---|---|---|
| Datenbereinigung und Migration | Einmalig, gegebenenfalls Nachläufe | Mengengerüst und Arbeitsschätzung |
| Konfiguration und Schnittstellen | Einmalig plus spätere Änderungen | Angebot mit abgegrenztem Umfang |
| Lizenz, Hosting und Service | Wiederkehrend | Vertragsangebot und Preislogik |
| Fachpflege und Administration | Wiederkehrende interne Kapazität | Rollen und geschätzte Stunden |
| Schulung und Umstellung | Einmalig plus Einarbeitung | Teilnehmende und Zeitbedarf |
| Vertragsende und Datenübergabe | Am Ende beziehungsweise vorsorglich | Export, Archivierung und Übergabescope |
Überblick
Freie Kapazität von eingespartem Geld unterscheiden
Nettoentlastung in Stunden = bisherige Prozessstunden minus künftige Prozessstunden minus zusätzlicher Pflegeaufwand. Ein interner Vollkostensatz macht den Kapazitätseffekt vergleichbar. Ein zahlungswirksamer Nutzen entsteht erst, wenn tatsächlich Ausgaben entfallen, etwa externe Unterstützung oder Überstunden. Wird die frei werdende Zeit für bessere Kontrollen genutzt, ist das ein fachlicher Nutzen und keine automatische Personalkostensenkung.
Überblick
Die Rechnung an einem kleinen Beispiel prüfen
Reines Rechenbeispiel, keine Kundenergebnisse: Ein Prozess benötigt bisher 1.200 Stunden jährlich. Nach Einführung werden 700 Stunden für die Bearbeitung und zusätzlich 100 Stunden für Pflege und Administration angenommen. Es bleiben 400 Stunden Kapazitätsentlastung. Bei einem angenommenen internen Satz von 75 Euro entspricht das einem Kapazitätswert von 30.000 Euro. Ohne tatsächlich entfallende Zahlungen beträgt die daraus abgeleitete Einsparung im Zahlungsbudget weiterhin null.
Überblick
Szenarien und Entscheidungskriterien festlegen
Berechnen Sie einen vorsichtigen, einen erwarteten und einen günstigen Fall. Variieren Sie Einführungslaufzeit, Nutzung, Restaufwand und laufende Kosten. Zahlungswirksamer Nettoeffekt je Jahr = tatsächlich entfallende Ausgaben minus zusätzliche laufende Ausgaben. Einmalige Ausgaben werden separat berücksichtigt. Eine Amortisationsdauer ergibt nur dann Sinn, wenn der Nettoeffekt positiv ist; bei schwankenden Jahren ist der kumulierte Verlauf maßgeblich. Prüfqualität und Nachvollziehbarkeit werden mit eigenen Erfolgskriterien bewertet, ohne hypothetische Bußgelder als sichere Einsparung einzurechnen.
FAQ
Häufige Fragen zum Thema
Gibt es einen allgemeinen ROI für GRC-Software?
Ein auf Ihre Bank übertragbarer ROI lässt sich aus einem fremden Prozentsatz nicht ableiten. Entscheidend sind eigene Ausgangsdaten, Angebote, verbleibender Aufwand und die tatsächliche Nutzung.
Darf Kapazitätsentlastung in die Vorlage?
Ja. Sie ist als Stunden- und Kapazitätseffekt auszuweisen. Ob daraus Ausgaben entfallen, wird gesondert belegt.
Kann eine zwingende Maßnahme auch ohne positive Amortisation nötig sein?
Ja. Pflichtenumsetzung und Wirtschaftlichkeitsvergleich sind unterschiedliche Fragen. Die Vorlage sollte zeigen, welche geeignete Variante die Anforderung mit vertretbarem Aufwand erfüllt.
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