Excel im GRC ablösen
Eine GRC-Migration beginnt bei Feldern, Verantwortlichkeiten und Datenqualität. Dieser Ablauf führt von der vorhandenen Arbeitsmappe über den Probelauf bis zur fachlichen Abnahme.
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DSGVO-Aufbewahrungsfristen in Banken: Unterlagen richtig einordnen
Für Bankdaten gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsdauer. Ein Löschkonzept verbindet Dokumentart, Rechtsgrundlage, Fristbeginn und begründete Ausnahmen mit dem tatsächlichen Datenbestand.
Im Arbeitsalltag
Unterlagen statt ganze Systeme klassifizieren
In einer Kundenakte können Handelsbriefe, Buchungsbelege, Identifizierungsunterlagen und andere personenbezogene Daten zusammenkommen. Sie dürfen nicht allein wegen des gemeinsamen Speicherorts dieselbe Frist erhalten. Der aktuelle § 257 Absatz 4 HGB sieht für Buchungsbelege der dort genannten KWG-Institute, Versicherer und Wertpapierinstitute zehn Jahre vor. Die allgemeine Achtjahresfrist für Buchungsbelege lässt sich deshalb nicht pauschal auf Banken übertragen.
Überblick
Eine Fristenmatrix als Ausgangspunkt führen
Die Übersicht zeigt zentrale deutsche Regeln. Die Einordnung des konkreten Dokuments, weitere Pflichten und Anwendungs- beziehungsweise Übergangsregeln sind zusätzlich zu prüfen.
| Unterlage | Regelfrist | Fristbeginn / Besonderheit |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Abschlüsse und zugehörige Organisationsunterlagen | 10 Jahre nach § 257 HGB | Schluss des Kalenderjahres des jeweils gesetzlich genannten Ereignisses |
| Buchungsbelege bei Instituten nach § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist |
| Empfangene und abgesandte Handelsbriefe | 6 Jahre nach § 257 HGB | Schluss des Kalenderjahres von Empfang beziehungsweise Versand |
| GwG-Aufzeichnungen und Belege nach § 8 Abs. 1–3 | 5 Jahre, soweit keine längere gesetzliche Frist greift | Bei Geschäftsbeziehungen Jahresende ihrer Beendigung; sonst Jahresende der Feststellung |
| Sonstige personenbezogene Daten ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht | Keine pauschale Frist | Am erforderlichen Zweck und der tragfähigen Rechtsgrundlage ausrichten |
Überblick
Mehrere Regeln und Sperren sauber auflösen
§ 147 AO enthält eigene Fristen und kann den Ablauf hinausschieben, solange Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern bedeutsam sind. § 8 GwG verlangt für seine Aufzeichnungen grundsätzlich spätestens nach zehn Jahren die Vernichtung. Ein pauschales Maximum sämtlicher denkbarer Fristen genügt bei solchen Normkonflikten nicht. Konkrete Unterlagen, Zwecke und rechtlich begründete Sperren werden einzeln beurteilt. Jede Sperre erhält Anlass, Verantwortlichen und Wiedervorlage; sie darf nicht stillschweigend dauerhaft werden.
Überblick
Aufbewahrung von weiterer Nutzung unterscheiden
Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung. Artikel 17 Absatz 3 enthält Ausnahmen von der Löschung, unter anderem für rechtliche Verpflichtungen und die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die fortdauernde Aufbewahrung rechtfertigt keine beliebige Weiterverwendung. Archivzugriffe und Verwendungszwecke werden daher begrenzt. Eine formelle Einschränkung nach Artikel 18 greift nur bei dessen eigenen Voraussetzungen, nicht automatisch bei jeder gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
Überblick
Die Frist an einem dokumentierten Beispiel berechnen
Arbeitsbeispiel: Ein als Handelsbrief eingeordnetes Schreiben wird am 15. Juni 2026 empfangen. Seine Sechsjahresfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2032. Eine Löschung ab 1. Januar 2033 kommt in Betracht, wenn keine andere einschlägige Pflicht oder begründete Sperre entgegensteht. Ein Buchungsbeleg derselben Bank aus demselben Jahr kann aufgrund der Zehnjahresfrist ein anderes Löschdatum haben.
Überblick
Löschung über Anwendungen und Kopien hinweg umsetzen
Ein praktisches Register enthält Datenklasse, führendes System, Kopien, Zweck, Norm, Auslöser, Frist und Löschverfahren. Die technische Umsetzung erfasst auch Exporte, Dokumentablagen und Wiederherstellungsabläufe. Für Sicherungen wird dokumentiert, wann Daten auslaufen und wie nach Wiederherstellung bereits fällige Löschungen erneut wirken. Ein Prüfprotokoll weist Umfang, Ausnahmen und Ergebnis nach, ohne die zu löschenden Inhalte unnötig erneut zu speichern.
FAQ
Häufige Fragen zum Thema
Dürfen Banken Buchungsbelege nach acht Jahren löschen?
Das darf nicht pauschal angenommen werden. § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB nennt für die dort erfassten Institute eine zehnjährige Frist. Dokumentart, Anwendungsregeln und weitere Pflichten sind konkret zu prüfen.
Beginnt die GwG-Frist immer mit der Erhebung?
Nein. Bei der in § 8 Abs. 4 GwG genannten Geschäftsbeziehung beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Beendigung. In den übrigen Fällen knüpft sie an das Kalenderjahr der Feststellung an.
Darf ein Löschersuchen einfach auf das Ende aller Fristen verschoben werden?
Ein Ersuchen muss bearbeitet und für die betroffenen Daten beurteilt werden. Eine Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen rechtfertigt keine pauschale Verweigerung der Löschung sämtlicher anderen Daten.
Quellen & weiterführende Informationen
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